Öffentliche Beschaffung digital und zukunftsfähig gestalten

Die bestehende Warengruppenlogik erfüllte die Anforderungen interner Kunden und des Marktes nicht mehr ausreichend. Einschränkungen bestanden unter anderem bei Benutzerfreundlichkeit, Prozessautomatisierung, Zuordnung von Bedarfsanforderungen, Lieferantenmanagement und Ausgabentransparenz.

Das beeinträchtigte nicht nur interne Auswertungen. Ohne konsistente Warengruppen lassen sich Bedarfe schwerer bündeln, Zuständigkeiten weniger eindeutig zuordnen und Lieferantenportfolios nur eingeschränkt steuern.

Hinzu kommen die besonderen Anforderungen eines öffentlichen Infrastrukturversorgers: Vergaberechtliche Verfahren müssen nachvollziehbar bleiben; Wirtschaftlichkeit darf nicht zulasten von Versorgungssicherheit und Rechtssicherheit gehen.

Im nächsten Schritt wurde die digitale Zielarchitektur konkretisiert. Die Ausgangsanalyse zeigte,  dass ein größerer Anteil von Bestellungen über „Freitext“ beziehungsweise nicht katalogisierte Bedarfe läuft. Die Lieferantenbewertung erfolgte nicht in allen relevanten Warengruppen Excel-basiert.

In einem strukturierten Praxistest wurden Anforderungen an Katalogbeschaffung, Dienstleistungen, Sourcing, Lieferantenbewertung und Folgedokumente untersucht. Formelle Vergabeverfahren sollten weiterhin über die bestehende Vergabeplattform abgewickelt werden. Nicht formelle Direktbeschaffungen, kleinere Bieterverfahren und strukturierte Preisanfragen sollten dagegen in der zukünftigen Einkaufslösung unterstützt werden können.

Diese Abgrenzung ist für öffentliche Auftraggeber entscheidend: Digitalisierung muss bestehende vergaberechtliche Zuständigkeiten respektieren und zugleich operative Beschaffungsprozesse vereinfachen.

Öffentliche Beschaffung sollte nicht mit der Systemauswahl digitalisiert werden. Zunächst müssen Datenstruktur, Zuständigkeiten, Prozesse und die Abgrenzung zu formellen Vergabeverfahren geklärt sein.

Eine moderne Einkaufslösung ersetzt keine Vergabeplattform. Sie kann aber operative Bedarfe, Katalogbeschaffung, Lieferantensteuerung und nicht formelle Anfragen deutlich besser unterstützen, wenn die Systemgrenzen bewusst gestaltet werden.

amc begleitete die Entwicklung von der Warengruppenstruktur über Lieferanten- und Warengruppenmanagement bis zur Auswahl und Implementierung der neuen Einkaufslösung. Der Beitrag verbindet fachliches Prozesswissen, organisatorische Steuerung und die besonderen Anforderungen der öffentlichen Beschaffung.