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Einkauf und Vergabe vom Verwalten ins Gestalten bringen
Wie eine große Organisation des Gesundheitswesens Rechtssicherheit, Serviceorientierung und strategische Steuerung in einem gemeinsamen Zielbild verbindet
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Einkauf und Vergabe vom Verwalten ins Gestalten bringen.
Öffentliche und öffentlich-rechtliche Organisationen müssen Beschaffungsvorhaben wirtschaftlich, transparent und rechtssicher durchführen. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der internen Fachbereiche: Sie benötigen frühzeitige Beratung, verlässliche Prozesse und eine professionelle Begleitung komplexer Vergaben.
Eine große bundesweit tätige Organisation des Gesundheitswesens richtete ihren Stabsbereich Einkauf und Vergabe deshalb grundlegend neu aus. Ziel war nicht nur die Verbesserung einzelner Abläufe. Die Beschaffungsfunktion sollte sich von einer vorwiegend ausführenden Einheit zu einem aktiven, serviceorientierten und strategisch steuernden Partner der Fachbereiche entwickeln.
Das Projekt im Überblick
Projektumfang
Transformation seit 2023
Frühzeitige Unterstützung der Fachbereiche
Integrierte Weiterentwicklung von Organisation, Vergabeprozessen, Governance und Digitalisierung
Schwerpunkt
Öffentliche Beschaffung · Organisation und Transformation
Hohe regulatorische Anforderungen treffen auf steigende Erwartungen
Die Beschaffung im Gesundheitswesen bewegt sich in einem anspruchsvollen Umfeld. Vergaberecht, Wirtschaftlichkeit, Transparenz und Dokumentationspflichten müssen konsequent eingehalten werden. Gleichzeitig sind zahlreiche interne Beteiligte einzubinden, deren Bedarfe und Anforderungen sich teilweise deutlich unterscheiden.
Die bestehenden Strukturen sicherten den laufenden Betrieb. Für die zukünftige Entwicklung reichte eine rein auf Verfahren ausgerichtete Betrachtung jedoch nicht mehr aus. Rollen, Zuständigkeiten und Schnittstellen sollten klarer gefasst, die strategische Steuerung gestärkt und Prozesse stärker digital unterstützt werden.
Die entscheidende Frage lautete daher: Wie lässt sich eine rechtssichere Beschaffungsfunktion schaffen, die nicht nur Vergabeverfahren abwickelt, sondern bereits bei der Bedarfsklärung Orientierung gibt und den wirtschaftlichen Erfolg von Beschaffungsvorhaben unterstützt?
Vom Lagebild zur Zielorganisation
Am Anfang stand eine strukturierte Bestandsaufnahme. Aufbau- und Ablauforganisation, End-to-End-Prozesse, Rollen und Schnittstellen wurden untersucht. Dabei wurden sowohl die Sicht des Einkaufs als auch die Anforderungen interner Beteiligter berücksichtigt.
Aus dieser Analyse entstand ein Zielbild für „Einkauf und Vergabe 2030“. Die Transformation verband Prozessarchitektur, Rollenentwicklung, Governance, Digitalisierung, S/4HANA, Nachhaltigkeit und Kompetenzentwicklung.
Ein Schwerpunkt lag auf der zukünftigen Arbeitsteilung zwischen strategischem und operativem Einkauf sowie Vergabe. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Übergabepunkte wurden präzisiert. Gleichzeitig wurden Steuerungsformate wie Lenkungsausschuss, Jour fixe und Projektmanagement etabliert, um Entscheidungen nachvollziehbar vorzubereiten und die Umsetzung verbindlich zu führen.
Thematische Illustration aus der amc-Mediathek.
Der größte Wertbeitrag entsteht vor dem Vergabeverfahren
Die Transformation stärkte die Rolle des Einkaufs als Partner der Fachbereiche. Denn viele wirtschaftlich relevante Entscheidungen fallen, bevor eine Ausschreibung veröffentlicht wird: bei der Strukturierung des Bedarfs, der Beschreibung der Leistung, der Marktansprache und der Festlegung geeigneter Vergabestrategien.
Genau hier setzt das zukünftige Rollenverständnis an. Einkauf und Vergabe sollen Beschaffungsvorhaben frühzeitig begleiten, Anforderungen schärfen und transparente Entscheidungsgrundlagen schaffen. Rechtssicherheit bleibt unverzichtbar, wird aber um betriebswirtschaftliche, methodische und serviceorientierte Kompetenzen ergänzt.
Ergebnisse und Mehrwert
Transparenz
Zielarchitektur
Einkauf und Vergabe gemeinsam ausgerichtet
Steuerung
Klare Rollen
Verantwortlichkeiten geschärft
Umsetzung
Professioneller
Strategische Unterstützung der Fachbereiche gestärkt
Was sich verändert hat.
Transparenz
Ausgangslage
Verwaltende Beschaffung unter regulatorischem Druck
Erarbeitet
Klare Zielarchitektur und strukturierte End-to-End-Prozesse
Steuerung
Ausgangslage
Unklare Schnittstellen und Zuständigkeiten
Erarbeitet
Beschriebene Verantwortlichkeiten und etablierte Governance-Formate
Umsetzung
Ausgangslage
Fokus auf regelkonforme Verfahrensabwicklung
Erarbeitet
Grundlagen für strategische Steuerung und professionelle Unterstützung der Fachbereiche
Dokumentiert sind die organisatorischen und methodischen Grundlagen. Freigegebene finanzielle Ergebniskennzahlen liegen nicht vor.
Die Organisation verfügt über eine klarer beschriebene Zielarchitektur für Einkauf und Vergabe. Rollen und Verantwortlichkeiten wurden geschärft, End-to-End-Prozesse strukturiert und Governance-Formate etabliert. Die Transformation verbindet damit rechtssichere Verfahren mit strategischer Steuerung und professioneller Unterstützung der Fachbereiche.
Freigegebene finanzielle Ergebniskennzahlen liegen nicht vor. Belastbar dokumentiert sind jedoch die organisatorischen und methodischen Grundlagen für mehr Transparenz, klarere Verantwortlichkeiten und eine langfristige Professionalisierung der Beschaffungsfunktion.
Was andere Organisationen daraus lernen können
Eine moderne Vergabefunktion wird nicht allein durch die Qualität ihrer Ausschreibungsunterlagen bestimmt. Entscheidend ist, wie früh sie eingebunden wird, wie klar Verantwortlichkeiten geregelt sind und wie professionell sie Anforderungen und Entscheidungen vorbereitet.
Digitalisierung kann diese Entwicklung unterstützen, ersetzt aber kein fachliches Zielbild. Erst wenn Rollen, Soll-Prozesse und Governance geklärt sind, kann Technologie ihre Wirkung entfalten.
Die Rolle von 
amc begleitete die Organisation von der Standortbestimmung bis zur Entwicklung des Zielbildes für Einkauf und Vergabe 2030. Der Beitrag umfasste Prozess- und Organisationsanalyse, Rollenentwicklung, Governance sowie die Überführung der Erkenntnisse in einen umsetzbaren Entwicklungsrahmen.
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