Vom Prozessdesign zum globalen Procurement Operating
Wie ein internationaler Industrie- und Technologiekonzern Einkaufsprozesse, Organisation und digitale…
← Alle Erfolgsgeschichten
Öffentliche Beschaffung digital und zukunftsfähig gestalten
Wie ein Wasser- und Abwasserverband Daten, Vergabeprozesse, Lieferantensteuerung und Digitalisierung neu verbindet
Das Projekt entdecken ↓Das Projekt im Überblick
Öffentliche Beschaffung digital und zukunftsfähig gestalten.
Öffentliche Beschaffung muss mehr leisten als eine regelkonforme Vergabe. Sie muss Haushaltsmittel wirtschaftlich einsetzen, Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren, Nachhaltigkeitsanforderungen berücksichtigen und die Versorgung kritischer Infrastruktur sicherstellen.
Ein großer Wasser- und Abwasserverband entwickelte seine Beschaffungsfunktion deshalb schrittweise weiter. Ausgangspunkt war keine Softwareauswahl, sondern die fachliche Grundlage: eine Warengruppenstruktur, die Transparenz schafft und moderne Beschaffungsprozesse unterstützt.
Das Projekt im Überblick
Projektumfang
Neue Warengruppenstruktur als fachliches Fundament
Verbindung von Wirtschaftlichkeit, Vergabesicherheit und Versorgung
Vorbereitung und fachliche Begleitung einer neuen digitalen Einkaufslösung
Schwerpunkt
Öffentliche Beschaffung · Digitalisierung
Region
Österreich
Öffentliche Verantwortung trifft auf gewachsene Strukturen
Die bestehende Warengruppenlogik erfüllte die Anforderungen interner Kunden und des Marktes nicht mehr ausreichend. Einschränkungen bestanden unter anderem bei Benutzerfreundlichkeit, Prozessautomatisierung, Zuordnung von Bedarfsanforderungen, Lieferantenmanagement und Ausgabentransparenz.
Das beeinträchtigte nicht nur interne Auswertungen. Ohne konsistente Warengruppen lassen sich Bedarfe schwerer bündeln, Zuständigkeiten weniger eindeutig zuordnen und Lieferantenportfolios nur eingeschränkt steuern.
Hinzu kommen die besonderen Anforderungen eines öffentlichen Infrastrukturversorgers: Vergaberechtliche Verfahren müssen nachvollziehbar bleiben; Wirtschaftlichkeit darf nicht zulasten von Versorgungssicherheit und Rechtssicherheit gehen.
Die Datenstruktur als Ausgangspunkt
Die Warengruppenstruktur wurde neu konzipiert, um mehrere Ziele zu unterstützen: höhere Benutzerfreundlichkeit, schnellere P2P-Prozesse, bessere Zuordnung von Bedarfen sowie mehr Transparenz für Lieferanten- und Warengruppenmanagement.
Damit wurde aus einer scheinbar technischen Klassifikationsfrage ein Steuerungsthema. Eine belastbare Datenstruktur erleichtert Auswertungen, schafft Verantwortlichkeit und bildet die Grundlage für weitere Automatisierung.
Auf dieser Basis wurden strategisches Warengruppenmanagement und Lieferantensteuerung weiterentwickelt. Versorgungssicherheit, Rechtssicherheit, Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Innovation und Widerstandsfähigkeit wurden als Anforderungen an Lieferantenstrategien und Entwicklungsmaßnahmen beschrieben.
Digitalisierung unter vergaberechtlichen Rahmenbedingungen
Im nächsten Schritt wurde die digitale Zielarchitektur konkretisiert. Die Ausgangsanalyse zeigte, dass ein größerer Anteil von Bestellungen über „Freitext“ beziehungsweise nicht katalogisierte Bedarfe läuft. Die Lieferantenbewertung erfolgte nicht in allen relevanten Warengruppen Excel-basiert.
In einem strukturierten Praxistest wurden Anforderungen an Katalogbeschaffung, Dienstleistungen, Sourcing, Lieferantenbewertung und Folgedokumente untersucht. Formelle Vergabeverfahren sollten weiterhin über die bestehende Vergabeplattform abgewickelt werden. Nicht formelle Direktbeschaffungen, kleinere Bieterverfahren und strukturierte Preisanfragen sollten dagegen in der zukünftigen Einkaufslösung unterstützt werden können.
Diese Abgrenzung ist für öffentliche Auftraggeber entscheidend: Digitalisierung muss bestehende vergaberechtliche Zuständigkeiten respektieren und zugleich operative Beschaffungsprozesse vereinfachen.
Ergebnisse und Mehrwert
Transparenz
Neu strukturiert
Warengruppen als fachliches Fundament
Steuerung
Abgestimmt
Digitale Anforderungen konkretisiert
Umsetzung
In Begleitung
Implementierung fachlich unterstützt
Was sich verändert hat.
Transparenz
Ausgangslage
Gewachsene, eingeschränkte Warengruppenlogik
Erarbeitet
Neue Grundlage für Ausgabentransparenz, Zuordnung und Lieferantensteuerung
Steuerung
Ausgangslage
Getrennte Anforderungen an Einkauf und Vergabe
Erarbeitet
Gemeinsame Zielarchitektur mit klarer Abgrenzung zur formellen Vergabe
Umsetzung
Ausgangslage
Ungeklärte Anforderungen an die neue Einkaufslösung
Erarbeitet
Fachliche und organisatorische Begleitung der Umsetzung
Die Implementierung wird begleitet. Finanzielle Effekte und Veränderungen von Durchlaufzeiten sind bislang nicht veröffentlicht.
Die neue Warengruppenstruktur schafft eine verbesserte Grundlage für Ausgabentransparenz, Zuständigkeitssteuerung, Lieferantenmanagement und automatisierte P2P-Prozesse.
Der Praxistest konkretisierte die Anforderungen an die zukünftige digitale Einkaufslösung. Kataloge, Freitextbedarfe, Dienstleistungen, Lieferantenbewertung, Sourcing und die Abgrenzung zur formellen Vergabe konnten in einer gemeinsamen Zielarchitektur betrachtet werden.
Die Implementierung wird fachlich und organisatorisch begleitet. Ziel ist eine praxistaugliche, standardnahe und zugleich organisationsgerechte Umsetzung der zukünftigen Einkaufs- und P2P-Prozesse.
Veröffentlichbare finanzielle Effekte oder Veränderungen von Durchlaufzeiten liegen derzeit nicht vor. Nachweisbar geschaffen wurden die fachlichen und organisatorischen Voraussetzungen für mehr Transparenz und digitale Unterstützung.
Was andere öffentliche Auftraggeber daraus lernen können
Öffentliche Beschaffung sollte nicht mit der Systemauswahl digitalisiert werden. Zunächst müssen Datenstruktur, Zuständigkeiten, Prozesse und die Abgrenzung zu formellen Vergabeverfahren geklärt sein.
Eine moderne Einkaufslösung ersetzt keine Vergabeplattform. Sie kann aber operative Bedarfe, Katalogbeschaffung, Lieferantensteuerung und nicht formelle Anfragen deutlich besser unterstützen, wenn die Systemgrenzen bewusst gestaltet werden.
Die Rolle von 
amc begleitete die Entwicklung von der Warengruppenstruktur über Lieferanten- und Warengruppenmanagement bis zur Auswahl und Implementierung der neuen Einkaufslösung. Der Beitrag verbindet fachliches Prozesswissen, organisatorische Steuerung und die besonderen Anforderungen der öffentlichen Beschaffung.
Lassen Sie uns über Ihre Herausforderungen sprechen
Weitere Perspektiven aus der Praxis.
Case lesen
Einkauf und Vergabe vom Verwalten ins
Wie eine große Organisation des Gesundheitswesens Rechtssicherheit, Serviceorientierung und strategische…
Digitalisierung beginnt mit dem zukünftigen Einkaufsprozess
Wie ein internationaler Hersteller 30 Soll-Prozesse entwickelt und damit eine…