Thematische Illustration zur Projektgeschichte

Digitalisierung beginnt mit dem zukünftigen Einkaufsprozess

Wie ein internationaler Hersteller 30 Soll-Prozesse entwickelt und damit eine belastbare Grundlage für seine eProcurement-Landschaft geschaffen hat

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Das Projekt im Überblick

Digitalisierung beginnt mit dem zukünftigen Einkaufsprozess.

Viele Unternehmen beginnen die Digitalisierung ihres Einkaufs mit einer Marktsondierung. Schnell bestimmen Funktionslisten und Anbieterpräsentationen die Diskussion, obwohl noch nicht ausreichend geklärt ist, wie der Einkauf künftig arbeiten soll.

Ein international führender Hersteller von Reinigungsgeräten und -lösungen wählte die umgekehrte Reihenfolge. Zunächst wurden Zielprozesse, Schnittstellen und Anforderungen entwickelt. Erst auf dieser Grundlage folgte die Auswahl einer integrierten eProcurement-Lösung.

Das Projekt im Überblick

Projektumfang

30 definierte operative, taktische und strategische Soll-Prozesse

Gemeinsame Digitalisierungsroadmap für Einkauf und IT

Projektabschluss im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen

Schwerpunkt

Digitalisierung

Gewachsene Abläufe treffen auf neue digitale Anforderungen

Der Einkauf verfügte über etablierte Prozesse und langjährige Erfahrungen. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Transparenz, durchgängige Abläufe und digitale Unterstützung.

Unterschiedliche Prozessvarianten und Anforderungen der Einkaufsbereiche, Fachbereiche und IT mussten zu einem gemeinsamen Zielbild verbunden werden. Die zentrale Herausforderung war daher nicht allein technischer Natur. Entscheidend war, eine tragfähige Antwort auf die Frage zu finden, wie operative, taktische und strategische Einkaufsarbeit künftig aussehen soll.

Eine vorschnelle Softwareentscheidung hätte das Risiko erhöht, bestehende Komplexität lediglich digital abzubilden.

Der Reifegrad macht Entwicklungsfelder sichtbar

Zu Beginn wurden die bestehenden Prozesse gemeinsam mit Vertreterinnen und Vertretern der verschiedenen Einkaufsbereiche bewertet. Die Reifegradaufnahme zeigte, an welchen Stellen Standardisierung, Transparenz und Systemunterstützung den größten Nutzen versprachen.

Daraus entstand eine priorisierte Digitalisierungsroadmap. Sie schuf Klarheit darüber, welche Prozesse zuerst entwickelt und welche Abhängigkeiten bei der späteren Umsetzung berücksichtigt werden sollten.

Thematische Illustration aus der amc-Mediathek.

30 Soll-Prozesse als fachliches Fundament

Im Zentrum stand die Entwicklung von 30 zukünftigen operativen, taktischen und strategischen Einkaufsprozessen. Die Abläufe wurden textlich beschrieben und in Prozessbildern dokumentiert. Aufgaben, Schnittstellen und Anforderungen wurden so weit konkretisiert, dass daraus eine belastbare Spezifikation für die digitale Unterstützung entstehen konnte.

Einkauf, Fachbereiche und IT wurden frühzeitig eingebunden. Dadurch konnte zwischen fachlich notwendigen Funktionen, technischen Anforderungen und organisatorischen Wünschen unterschieden werden.

Das daraus entwickelte Lastenheft bildete die Grundlage für die Systemauswahl. Anbieter wurden nicht anhand möglichst umfangreicher Funktionskataloge bewertet, sondern danach, wie gut die Lösungen die definierten Soll-Prozesse und Anforderungen unterstützen.

Eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage statt funktionaler Einzelwünsche

Die strukturierte Auswahl reduzierte das Risiko, dass Beteiligte unterschiedliche Zielvorstellungen verfolgen oder erst während der Implementierung grundlegende Prozessfragen klären.

Einkauf, IT, Fachbereiche und Management konnten auf dieselbe Prozessarchitektur und dieselben Bewertungskriterien zurückgreifen. Die Technologieentscheidung wurde damit aus dem fachlichen Zielbild abgeleitet.

Ergebnisse und Mehrwert

Transparenz

30 Soll-Prozesse

Aufgaben und Schnittstellen definiert

Steuerung

1 Roadmap

Digitalisierung und Systemauswahl verbunden

Umsetzung

Im Rahmen

Projekt in Zeit und Budget abgeschlossen

Was sich verändert hat.

Transparenz

Ausgangslage

Gewachsene Abläufe und uneinheitliche Anforderungen

Erarbeitet

Gemeinsame operative, taktische und strategische Soll-Prozesse

Steuerung

Ausgangslage

Funktionale Einzelwünsche an Systeme

Erarbeitet

Gemeinsame Roadmap und Lastenheft als Entscheidungsgrundlage

Umsetzung

Ausgangslage

Offene Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage

Erarbeitet

Strukturiertes Projekt im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen

Der Abschluss in Zeit und Budget wird durch die veröffentlichte Kundenbewertung bestätigt. Finanzielle Einsparungen und quantitative Prozessverbesserungen sind nicht veröffentlicht.

Mit den 30 Soll-Prozessen, der Digitalisierungsroadmap und dem Lastenheft entstand eine durchgängige Grundlage für die Weiterentwicklung der Einkaufslandschaft. Aufgaben, Schnittstellen und Anforderungen wurden transparenter und die Lösungsanbieter konnten anhand nachvollziehbarer Kriterien bewertet werden.

Die veröffentlichte Kundenbewertung bestätigt, dass die strukturierte Vorgehensweise, die Einkaufsexpertise sowie die Unterstützung bei Roadmap, Soll-Prozessen und Systemauswahl eine optimale Grundlage für die Digitalisierung schufen. Das Projekt wurde nach dieser Kundenbewertung im vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen abgeschlossen.

Nicht veröffentlicht sind finanzielle Einsparungen oder quantitative Prozessverbesserungen. Der nachweisbare Wertbeitrag liegt in der geschaffenen Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage.

Was andere Unternehmen daraus lernen können

Die Auswahl einer eProcurement-Lösung sollte nicht der erste, sondern ein späterer Schritt der Digitalisierung sein. Zunächst muss Klarheit über Prozesse, Rollen und fachliche Anforderungen bestehen.

Ebenso wichtig ist die frühe Verständigung zwischen Einkauf und IT. Probleme entstehen häufig nicht durch fehlende Funktionen, sondern durch unterschiedliche Vorstellungen darüber, was die zukünftige Lösung leisten soll.

Die Rolle von

amc begleitete das Unternehmen von der Reifegradanalyse über die Digitalisierungsroadmap und die Entwicklung der Soll-Prozesse bis zur Vorbereitung der Systemauswahl. Der besondere Beitrag lag in der Übersetzung zwischen Einkaufsfachlichkeit, Prozessgestaltung und technischen Anforderungen.