eLösungen für den Einkauf: So kommt Ihr Einkauf unter ein neues digitales Dach

So kommt Ihr Einkauf unter ein neues digitales Dach!

eLösungen für den Einkauf müssen die Anforderungen aller Stakeholder erfüllen. Damit das gelingt, brauchen Sie einen soliden Marktüberblick und einen 3-Phasen-Prozess zur Systemauswahl.

Vom Spezialisten bis zum Full-Suite-Provider gibt es rund 200 digitale Tools für den Einkauf auf dem deutschsprachigen Markt. Diese Systeme unterstützen Sie operativ (eKataloge, P2P), taktisch (eRFQ, eAuctions) und strategisch im Lieferanten-, Warengruppen- und Risikomanagement. Eine fundierte Auswahlentscheidung fällt auch dem Einkauf nicht in den Schoß. Folgen Sie für die Systemauswahl deshalb einem strukturierten 3-Phasen-Prozess.

eProcurement: In drei Schritten zum richtigen System

Die Ziele von Digitalisierungsprojekten im Einkauf sind sehr individuell. Genauso wie die zeitlichen und funktionalen Anforderungen. Diese Fragen sollten Sie vorab klären:

  • Welche Zielsetzung verfolgen Sie mit dem Systemumstieg,
  • welche Funktionsbausteine benötigen Sie zu welchem Zeitpunkt,
  • welche weiteren Rahmenbedingungen sind für eine schnelle und positive Realisierung sowie Implementierung aus Ihrer Sicht notwendig?

1. Wo stehen Sie und wo wollen Sie hin?

Zur Klärung, welche Systemunterstützung Sie benötigen, analysieren Sie zunächst Ihre Einkaufsprozesse. Dabei ist das Ziel festzustellen, wie standardisiert, messbar und IT-gestützt Ihre Prozesse bereits sind. Zunächst legen Sie je Prozess fest, welchen Zielreifegrad der Prozess erreichen soll (lesen Sie hierzu auch den Beitrag „Das Fundament der Digitalisierung sind reife Prozesse“). Im nächsten Schritt priorisieren Sie Ihre Verbesserungsziele. Im Ergebnis erhalten Sie Ihr Zielbild für den Einkauf zur Optimierung Ihrer Prozesse, inklusive der notwendigen Systemunterstützung (Digitalisierungs-Roadmap).

Welche Funktionen Sie zu welchem Zeitpunkt benötigen und wie diese zur Erfüllung Ihrer Anforderungen ausgeprägt sein sollten, formulieren Sie im Detail aus. Drei Methoden sind möglich:

  • Anforderungen auflisten: Im Mittelstand ist häufig eine Auflistung der Anforderungen in Tabellenform ausreichend.
  • Lastenheft: Deutlich mehr Aufwand ist mit einem Lastenheft verbunden, das es Anbietern erlaubt, ein besseres Verständnis für Ihre Anforderungen zu entwickeln. Entsprechend präzise angepasst sind die Angebote, die Sie später erhalten.
  • Use Cases: Eine gute Alternative zum Lastenheft sind Use Cases. Sie beschreiben in strukturierter Form und anhand von Fallbeispielen, was die Fachbereiche und der Einkauf von der eLösung erwarten. Häufig sind solche Use Cases bereits verfügbar und lassen sich mit wenig Aufwand an Ihre Anforderungen anpassen. Außerdem können sie für den Proof-of-Concept und die Qualitätssicherung genutzt werden und dienen als Grundlage für die abschließenden Tests bei der Implementierung.

2. Wer kommt in Frage?

Bei der Auswahl von eLösungen für den Einkauf hilft das BME-Onlinetool eProcurement-Matchmaker, für das die amc Group den inhaltlichen Input liefert. Aktuell finden Einkäufer im offenen Bereich des eProcurement-Matchmakers rund 150 eProcurement-Tools, die sich für ein erstes Matching grob vorselektieren lassen. Wer mehr Detailtiefe braucht, registriert sich (kostenfrei) und erhält in der Detailsicht deutlich mehr Informationen zu den einzelnen Systemen und Anwendungsmöglichkeiten. So gelangen Sie zu einer aussagekräftigen Trefferliste für Ihren weiteren Auswahlprozess (Longlist).

Wichtig: Planen Sie bei den Anfragen für die Anbieter zur Erarbeitung der Lösungskonzepte ausreichend Zeit ein. Sehr kurzfristige Ausschreibungen haben in der Regel zur Folge, dass nur Standardkonzepte ohne wirklichen Bezug auf die definierten Anforderungen angeboten werden. Empfehlenswert ist bei einer Anfrage mit Lastenheft oder Use Cases eine Bearbeitungszeit von 3-4 Wochen einzuräumen.

Zur Angebotsauswertung legen Sie gemeinsam mit der IT und den relevanten Fachbereichen eine Evaluationssystematik fest. Sie ermöglicht eine von allen getragene Auswahlentscheidung. Hierunter fallen auch Fragen zum Datenschutz/Datensicherheit, zu den Projektmanagementmethoden, der Usability, der Implementierungserfahrung und zu Ihrem Changemanagement-Bedarf.

3. Welches Tool macht das Rennen?

Das Ergebnis der Evaluation ist eine Shortlist von 3-4 Anbietern. Im Rahmen von Proof-of-Concepts und Anbieter-Workshops erfolgt die Qualitätssicherung und Feinabstimmung. Folgende Methoden bieten sich an:

  • Sie hinterfragen die Konzeptschwächen auf Basis des Lastenheftes.
  • Sie lassen das System auf Basis definierter Use Cases vorstellen und testen diese selbst, wodurch Sie auch die Usability der Lösung bewerten können.

Fazit zur Auswahl von eLösungen für den Einkauf

Diese sehr systematische Vorgehensweise zur Systemauswahl erscheint auf den ersten Blick sehr aufwendig. Unsere Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten zeigt jedoch, dass sich jede Minute zur Identifikation eventueller Konzeptschwächen im Implementierungsprojekt und besonders beim späteren Rollout mehrfach auszahlt. Sparen Sie deshalb nicht an der falschen Stelle und planen Sie für die Konzept- und Ausschreibungsphase auf jeden Fall genügend Ressourcen, Unterstützung und Zeit ein. Wer methodisch vorgeht, faktenbasiert auswählt und alle Stakeholder einbezieht, findet schneller das passende digitale Dach für den Einkauf.

Jetzt checken: Sind Ihre Einkaufsprozesse bereit für digitale Tools?

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Joachim von Lüninck

Joachim von Lüninck

Managing Partner
   
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