Einkaufsprozesse optimieren: Das Fundament für die Digitalisierung legen

Prozessoptimierung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Digitalisierung im Einkauf.

Das Fundament der Digitalisierung sind reife Prozesse

Wenn der Einkauf unter ein neues, digitales Dach zieht, braucht er ein Fundament, dass trägt. Überprüfen Sie, welche Prozesse die Digitalisierung mittragen und welche nicht. Entscheidend ist der Reifegrad der Abläufe.

Cloud statt Aktenschrank, eLösung statt Excel:  Informationen und Vorgänge umzuziehen ist (wie im richtigen Leben) auch digital nicht ganz so einfach. Zumal wenn Sie für den Einkauf ein komplett neues „digitales Dach“ bauen. Damit das Fundament der neuen digitalen Architektur auch trägt, sollten die Abläufe stimmen. Denn Digitalisierung braucht reife Prozesse, um ihr volles Potenzial zu entfalten.

Viele Einkaufsorganisationen wissen gar nicht genau, wie es im Einzelnen um die Qualität ihrer Abläufe bestellt ist. Deswegen hängen viele Prozesse am persönlichen Engagement, am reaktiven Eingreifen der Mitarbeiter oder an der Kompetenz der Führungskraft. Nicht alles ist ausreichend definiert, dokumentiert und standardisiert.

Wo müssen Sie nachlegen, wenn Sie Einkaufsprozesse optimieren wollen?

Im Alltag werden die Schwachstellen deutlich. So sind etwa im Lieferantenmanagement Prozessvorgaben oft vorhanden, werden aber nicht gelebt oder kommen nur mit einer gewissen Subjektivität zur Anwendung. Oder es sind zwar Lieferanten-Self-Services implementiert, die Lieferantenqualifizierung wird unternehmensweit aber kaum dokumentiert. Ähnlich sieht es in der Lieferantenbewertung aus: Die Vorgaben sind da, den Prozess hält aber niemand so richtig ein – um nur einige Beispiele zu nennen, die Einkäuferinnen und Einkäufer in der Praxis erleben.

Doch schneller Technologiewandel, ultrakurze Produktlebenszyklen und steigende Anforderungen an das Lieferanten- und Risikomanagement verändern den Einkauf. Deshalb gilt umso mehr: Erst die Einkaufsprozesse optimieren! Bloß nicht die alten Probleme in die neue, digitale Welt mitnehmen!

Bestimmen Sie Ihren Standort in der Prozesslandschaft

Exakt 49 Teilprozesse und zehn flankierende Service-Funktionen gibt es im Einkauf. Darunter fallen alle strategischen, taktischen und operativen Prozesse, die sich in sieben Funktionen mit jeweils sieben Unterprozessen (= 49) zusammenfassen lassen. amc hat sie in ein Funktionsmodell des Einkaufs gepackt. Dazu gehören:

  1. Innovationsmanagement
  2. Strategieentwicklung
  3. Lieferantenmanagement
  4. Sourcing
  5. Contract- und Lifecycle-Management
  6. Beschaffungsprozesse
  7. Bestandsmanagement

Das amc Reifegradmodell ermittelt für alle Einkaufsfunktionen und ihre 49 Teilprozesse,

  • welchen Reifegrad die einzelnen Prozesse haben,
  • welchen Reifegrad sie künftig erzielen sollten.

Die Gesamtsicht auf alle Teilprozesse ist entscheidend,wenn Sie Ihre Einkaufsprozesse optimieren wollen. Denn digitale Geschäftsprozesse bedingen sich gegenseitig. So bedeutet „nicht digital“ oder „nicht automatisiert“ nicht für jeden Teilprozess automatisch „schlecht“. Erfolgt die Beurteilung der Prozessgüte im Zusammenhang, wird sichtbar, wo Sie mit einer Reifegraderhöhung den größten Nutzen zu den niedrigsten Kosten erzielen und an welchen Stellen Sie auf eine Optimierung vielleicht auch verzichten können.

Zerlegen Sie Ihr Digitalisierungs-Projekt mit dem Reifegradmodell

Mit dem amc Reifegradmodell brechen Sie die Blackbox Einkauf auf, um Ihre Einkaufsprozesse optimieren zu können. Sie zerlegen Ihr „Bauvorhaben“ Digitalisierung in handhabbare Teilabschnitte. Sie sehen, wo die Potenziale stecken und können dort starten. Gleichzeitig haben Sie Ihr Gesamtziel im Blick, denn aus dem Reifegrad-Zielbild ergibt sich Ihre digitale Roadmap.

Das amc Reifegradmodell unterscheidet fünf Prozessgüten:

  • initial: Initiale Prozesse werden ad hoc und unkontrolliert in einer sich ständig ändernden Ablauforganisation durchgeführt. Der Erfolg hängt stark von der Kompetenz der Mitarbeiter ab. Deren Eingreifen ist oft reaktiv. Termin- und Kostenpläne sind ein Problem.
  • geführt: Diese Prozesse sind geplant und werden nach Richtlinien ausgeführt. Sie sind, weil wenig festgeschrieben und definiert, anfällig für Inkonsistenzen. Außerdem hängt der Erfolg stark von der Kompetenz der Führungskraft ab. Passt diese, produzieren qualifizierte Mitarbeiter mit genügend Ressourcen erwartbare, wiederholbare Ergebnisse.
  • standardisiert: Dieser Reifegrad ist gekennzeichnet durch definierte, dokumentierte und standardisierte Prozesse. Der Prozess ist proaktiv durchführbar und erlernbar. Der Erfolg hängt von der Prozessqualität und der Schulung der handelnden Personen ab.
  • gemanaged: Qualität und Prozesseffizienz werden in diesem Reifegrad über Kennzahlen gemessen und bewertet. Der Erfolg dieser IT-gestützten Prozesse ist prognostizierbar. Die Implementierung und Integration erfordert Disziplin von der gesamten Organisation.
  • optimiert: Optimierte Prozesse ermöglichen die Integration mit Geschäftspartnern im Supply Chain Management. Es findet eine übergreifende Prozessverkettung statt. Der Fokus liegt auf der kontinuierlichen Prozessverbesserung. Die Basis bilden quantitative Kenngrößen, über die der Prozess gesteuert wird. Für die laufende Optimierung werden projektübergreifend Daten gesammelt und ausgewertet.

Starten Sie dort, wo der Nutzen am größten ist

Reifegradanalysen senken die Kosten, steigern die Produktivität und Qualität von Prozessen, verbessern die Planung und ermöglichen eine objektive Leistungsbewertung. Ein hoher Prozessreifegrad im Einkauf ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit. Zum einen, weil Kunden (OEM, Tier-1) dies einfordern. Zudem anderen, weil nur reife Prozesse das volle Potential der Digitalisierung entfalten und den Wertbeitrag des Einkaufs für die Zukunft sichern.

Der Aufwand, den Reifegrad entlang der kompletten Supply Chain zu erhöhen, ist hoch. Deshalb sind ein priorisiertes, schrittweises Vorgehen sowie ein Ressourceneinsatz an den richtigen Stellen sinnvoll. Den optimalen Aufsatzpunkt liefert das amc Reifegrad- und Funktionsmodell für den Einkauf. Digitalisieren Sie mit amc und mit System. Dann wird der Neubau zum Kinderspiel.

Jetzt checken: Wie reif ist Ihr Prozess-Fundament?

 

 

 

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Joachim von Lüninck

Joachim von Lüninck

Managing Partner
   
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