Digitalisierung im Einkauf braucht erfahrene Architekten

Akribische Planung ist bei Hausbau und Digitalisierung gleichermaßen wichtig!

Interview von Annette Mühlberger mit Joachim von Lüninck, Geschäftsführer der amc Group, über digitale Neubauten, die passende Softwarelandschaft und worauf es ankommt, damit der digitale Umzug im Einkauf gelingt.

Herr von Lüninck, Sie begleiten den Einkauf bei seinen Digitalisierungsvorhaben. Wo drückt die Unternehmen 2020 der Schuh?

Corona hat zwei Dinge disruptiv offengelegt: Zum einen, wie anfällig Einkauf und Supply Chain sind. Zum anderen, wie wichtig und entscheidend der Beitrag des Einkaufs für die Krisenbewältigung war und für die Zukunft der Unternehmen ist. Jetzt gilt es, daraus die Lehren zu ziehen und an den Schwachstellen zu arbeiten. Vor der Krise gab es im Mittelstand ein sehr starkes Interesse, die Digitalisierung des Einkaufs endlich voranzutreiben. Das haben wir ganz deutlich gespürt. Das Thema ist in den Köpfen angekommen. Zahlreiche Projekte sind jetzt aber ins Stocken geraten. Diese gilt es wieder aufzunehmen – erweitert durch die Erkenntnisse aus dem Lockdown.

Was macht Digitalisierung im Einkauf – unabhängig von Corona – so dringlich?

Der Einkauf muss sich grundsätzlich die Frage stellen: Wer erzeugt den Bedarf der Zukunft? Das wird in vielen Fällen zum Beispiel eine Maschine sein, die eigenständig ihren Wartungsbedarf meldet oder ihren Bedarf an Betriebsstoffen. Damit sucht die Maschine die Lieferanten aus, bei denen bestellt wird – es sei denn, der Einkauf schaltet sich mit seinen eigenen digitalen Systemen in den automatisierten Prozess ein und legt fest, wann wo geordert wird.

Die Digitalisierung ist eines der vier wichtigsten Handlungsfelder: Will die Beschaffung weiterhin einen Wertbeitrag generieren, geht also auch aus diesem Grund kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Automatisierter Service und Verkauf hebeln den Einkauf sonst endgültig aus.

Wie finden Unternehmen eine moderne, digitale Einkaufs-Architektur?

Die Herausforderung ist vergleichbar mit dem Bau eines Hauses, denn es gibt eine unendliche Vielfalt an guten (und weniger guten) Optionen. Unsere dringende Empfehlung lautet: Planen Sie nicht zu abgehoben, halten Sie sich an einen gewissen, grundlegenden Standard und halten Sie Etabliertes und Innovatives in einem ausgewogenen Verhältnis.

Der innovative Aspekt ist wichtig für die Zukunftsfähigkeit Ihrer Architektur. Standards sind entscheidend, damit Projekte im budgetierten und kapazitiven Rahmen bleiben.

Deshalb empfehle ich, die Digitalisierung nicht ohne die Expertise eines „Architekten“ anzugehen, um mit dieser Unterstützung und Marktkenntnis so individuell, innovativ und variantenreich gestalten und planen zu können wie möglich.

Viele Tools werden im Alltag gar nicht genutzt, warum ist das so?

Neue Software wird vielfach unter der Annahme eingeführt, dass die gelebten Prozesse in ein neues System gepackt werden und man damit wie vorher weiterarbeitet. Das ist aber nicht so. Außerdem sind die Module nicht befüllt. Eine eProcurement-Lösung ist wie Excel. Da gibt es keine fertigen Tabellen oder Formeln, das System ist „ab Werk“ nicht auf den eigenen Bedarf konfiguriert bzw. programmiert. Um ein Zuviel an Aufwand zu vermeiden, ist es deshalb wichtig, die Sollprozesse möglichst nah an dem anzulehnen, wie die typischen Systeme heute arbeiten. Genauso wichtig ist es, alle Betroffenen – Einkäufer, Bedarfsträger, Lieferanten – beim Rollout mitzunehmen, einzuarbeiten und zu schulen. Einkaufen soll Spaß machen – diese Maxime kann viele Fehlstarts verhindern. Gerade die operative Seite, die Bedarfsträger, nutzen die Systeme sonst nicht. Und auch im Einkauf kommt es oft genug vor, dass elektronische Ausschreibungen, Analysetools oder SRM-Funktionen kaum genutzt werden.

Wie sollte ein digitaler Neubau aussehen, damit er für alle Beteiligten passt?

Entscheidend ist, dass die Nutzer mit dem System zurechtkommen. Schon im Vorfeld müssen Sie sich deshalb eng mit allen abstimmen und Ihr Zielbild gut kommunizieren. Hierfür müssen Sie Ihr Soll gut planen und ausdefinieren. Digitalisierung im Alltag ist vor allem Umzugs-, sprich Changemanagement. Das klingt wie eine Binsenweisheit, wird aber sehr oft vergessen.

Digitalisierung braucht Architekten

Was ist für den Projektverlauf entscheidend?

Ganz zentral ist die Einbindung des Top-Managements, das Management-Buy-In. Es muss einen Business-Case geben, einen Lenkungsausschuss, Betriebskonzepte, wer betreibt das System, wer macht den Support, wer pflegt den Content, wer das Lieferanten-On- und Offboarding. Das muss alles im Detail und sehr klar geregelt sein. Wir kennen genug Projekte, die genau an diesen Grundvoraussetzungen scheitern.

Auf was kommt es bei der Systemauswahl an?

Verschaffen Sie sich einen soliden Marktüberblick über die Systemlandschaft. Natürlich gibt es hierfür viele Quellen. Wir empfehlen für die Longlist den eProcurement-Matchmaker des BME. Auf dieser Basis können Sie sehr gut in die weitere Vertiefung der Digitalisierung im Einkauf und in die Anbietergespräche gehen.

Was ist wichtig, damit der digitale Umzug gelingt?

Hier nenne ich zuallererst das Thema Stammdaten. Wer mit dem alten Gerümpel umzieht, wohnt auch im neuen Heim kaum besser. Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall zunächst bei den Stammdaten aufzuräumen, alte Zöpfe abzuschneiden und ein tragfähiges Governancemodell aufzusetzen, wer Stammdaten künftig eintragen und verändern darf, damit kein neuer Wildwuchs entsteht.

Was ist der Schlüssel zum Erfolg? Wie lauten Ihre 3 Top-Tipps für die Digitalisierung im Einkauf?

Erstens: Akribische Planung ist entscheidend für jeden Neubau, auch für den digitalen.

Deshalb ist zweitens eine Planungsexpertise von außen hilfreich. Denn im Gegensatz zum Eigentümer baut ein Architekt nun mal viele Häuser. Je unabhängiger dieser ist, desto näher komme ich zudem an mein „Traumhaus“ heran.

Und drittens: Mut zur Lücke! Nicht überplanen, eProcurement ist keine Rakete zum Mars: Es gibt moderne, etablierte Standards, mit denen man heute schon sehr, sehr weit kommt.

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Joachim von Lüninck

Joachim von Lüninck

Managing Partner
   
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