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Wieso eigentlich digitalisieren?

Wir sehen drei Erfolgsfaktoren für eine wertbringende und damit erfolgreiche Digitalisierung des Einkaufs:

  1. Klarheit über die eigene Zielsetzung und relevante Kriterien bei der Systemauswahl. 
  2. Realismus, Fokus und Offenheit bei der Implementierung.
  3. Messbare Steigerung des Wertbeitrags durch die konsequente Systemnutzung.

Aber wie? Ein Fahrplan.

Auswahl: Das richtige Tool finden

Ineffektive operative Beschaffung, fehlende Transparenz über den gesamten Einkaufs-Prozess oder schlechtes Lieferantenmanagement. Das System muss die drängendsten Probleme lösen. Die mittel- bis langfristigen Anforderungen an den Einkauf sind jedoch nicht weniger relevant. Sie entscheiden über die Zukunftsfähigkeit der Lösung und gehören deshalb genauso in den Anforderungskatalog wie akute Themen. Screenen Sie den Markt mit Weitblick und binden Sie systemunabhängige Berater ein. Dieser objektive Blick ist wichtig: Er deckt unterschätzte Risiken auf, weist auf Barrieren im Projektverlauf hin und hilft so, das Projekt von Beginn an richtig aufzusetzen.

Checkup: Passen die Prozesse?

Effektivität und Geschwindigkeit sind die Haupttreiber, wenn es um die Digitalisierung des Einkaufs geht. Die Basis jedes Digitalisierungsprojektes ist eine gute Stammdatenqualität. Auch die Prozessgüte entscheidet darüber, welchen Nutzen das System letztlich bringt. Schlechte, etablierte Prozesse werden durch die Digitalisierung nicht besser. Trotzdem werden immer wieder Abläufe weitgehend unverändert in digitale Lösungen überführt. Ein digitaler Prozess, der in die falsche Richtung läuft, kann jedoch die mit ihm verbundenen Ziele gar nicht erfüllen.

Zu allererst überprüfen Sie alle Beschaffungsprozesse im Sinne der Strategie und ihrer Funktion. Passen diese nicht zueinander, setzen Sie die Prozesse neu auf. Sind die Prozesse erst einmal im System lassen sich Anpassungen nur mit viel Aufwand und kostspieligen Change-Requests nachziehen.

Projektstart: Alle ins Boot holen

Ein kritischer Erfolgsfaktor für das gesamte Projekt ist die enge Zusammenarbeit zwischen IT, Einkauf und relevanten Stakeholdern. Der crossfunktionale Austausch ist wichtig. Denn im Fokus stehen nicht Abteilungsbefindlichkeiten, sondern der übergreifende Nutzen für den Wertschöpfungsprozess.

Was bei der Planung oft unterschätzt wird: Die Entscheidungen, die das Management rund um die Implementierung der Lösung treffen muss, brauchen Zeit. Nicht selten deutlich mehr als veranschlagt. Bewährt haben sich ein frühzeitiges Buy-in der Entscheiderebene oder ein Sponsor, der das Projekt in Managementkreisen aktiv vertritt.

Es wird erforderlich sein, vermeintlich etablierte Strukturen und Prozesse zu durchbrechen. Dazu braucht das Projektteam ein klar kommuniziertes Mandat.

Rollout: Für die Nutzung werben

Das System ist erfolgreich konfiguriert und der erste Probelauf hat geklappt?! Glückwunsch! Jetzt heißt es Laufen lernen – Schritt für Schritt. Unsere Empfehlung: Entscheiden Sie sich für einen phasenweisen Rollout. Sammeln Sie erste System-Erfahrungen mit einer überschaubaren Nutzer-Anzahl um schnell nachzubessern und das Tool im Alltag weiter zu optimieren. Das klassische Vorgehen sieht so aus:

  • Sie starten im Rahmen eines Piloten mit Usern, die Neuem gegenüber aufgeschlossen sind. Die Erfahrungen der Pilot-User sind entscheidend. Sie dienen als Basis für Optimierungen und werden strukturiert erfasst.
  • Sie promoten das System über Success-Stories, berichten über die neuen Prozesse und Funktionen im Einkauf und wirken so der anfänglichen Skepsis entgegen (diese Chancen entfallen, wenn alle Mitarbeiter ab dem ersten Tag alle Funktionen über den gesamten Warengruppenbaum nutzen können).

Entscheidend für die Akzeptanz des Tools in der Breite ist Content. Welchen Inhalt an Katalogen, Lieferanten, Verträgen und Auswertungen wollen die Nutzer vorfinden. In dieser Phase ist außerdem wichtig:

  • Binden Sie interne Kunden und gegebenenfalls einige Lieferanten früh in den Prozess ein.
  • Greifen Sie bestehende Probleme zeitnah auf und lösen Sie sie durch neue Funktionen und Inhalte.
  • Sammeln Sie positive Rückmeldungen.
  • Promoten Sie Leuchtturm-Projekte.
  • Wecken Sie Neugier und überstimmen Sie die Skeptiker.
  • Nutzen Sie das System als Enabler für den Einkauf.

Fahrt gewinnen: Digitalisierung als Enabler

Wird das neue Tool von Beginn an vollumfänglich und konsequent genutzt, zeigen sich schnell erste Ergebnisse Um weiter Fahrt aufzunehmen, geht es jetzt darum, aus dem Mehr an Transparenz und Daten die richtigen Erkenntnisse abzuleiten. Etabliert sich der Einkauf als Owner der Spend-bezogenen Geschäftsprozesse, werden zusätzliche Services erforderlich. An der Tagesordnung: Identifizieren von Bedarfen und proaktive Überführung in Waren- und Dienstleistungs-Kataloge.

Als interner Partner für Spend-Themen, Innovationen aus dem Markt, Budgetierung und Analyse kann sich der Einkauf als Schlüsselfigur im Zentrum agierender Player und Netzwerke etablieren. Die Kernelemente aus dieser neuen Rolle sind

  • Support in Form von RfX-Services und 1st Level Support,
  • Release- und Rolloutmanagement,
  • Katalogmanagement sowie
  • On- und Offboarding von Lieferanten.

Hinzu kommt die kontinuierliche Optimierung durch verbesserte Rahmenbedingungen, Prozesse und Bestände sowie Synergien, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit.

Der Einkauf richtet sich neu aus. Ermöglicht durch den Boost digitaler Lösungen und durchdachter Prozesse. Endlich kann der Einkauf seiner Schlüsselrolle gerecht werden und wertbeitragend handeln. Die Möglichkeiten sind jetzt da.

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