Agile Methoden setzen sich im Einkauf durch. Sie helfen die Möglichkeiten neuer Technologien zu nutzen und bringen in komplexen Projekten schnelle Ergebnisse.
Agilität ist das Buzzword, wenn es um neue Arbeitsweisen und Zusammenarbeit geht. In der Tat werden Flexibilität und Schnelligkeit durch agile Arbeitsweisen erhöht. Etabliert haben sich zum Beispiel mit Scrum, Design Thinking und Kanban Methoden, bei denen interdisziplinare Teams an einer gemeinsamen Zielsetzung arbeiten und so in kürzester Zeit brauchbare Ergebnisse, so genannte Increments, liefern.
Komplexes schnell lösen
Wir erleben in unseren Kundenprojekten, dass sich die Zeitleisten für Projekte, zum Beispiel die Einführung einer eSolution, immer weiter verkürzen. Parallel erhört sich der Umfang der geforderten Funktionalitäten. Klassische Projektmanagementmethoden nach dem Wasserfallmodell stoßen dabei schnell an ihre Grenzen. Hinzu kommt: Neue Technologien ermöglichen es auch mit wenigen Ressourcen bei erhöhtem ökonomischem Druck kontinuierlich die Effizienz zu steigern. Diesen Rahmenbedingungen müssen sich die Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen im Einkauf anpassen.
Agil heißt nicht gleich perfekt
Das Arbeiten in agilen Organisationen ist gekennzeichnet von schnellen Entwürfen, Feedbackschleifen, Ausprobieren und Testen sowie der Beteiligung des gesamten Teams. Effektivität steht vor Perfektionismus. Kontroll- und Politikinstrumente sind überflüssig, da sich die Teams über Transparenz und eine offene Diskussionskultur selbst organisieren.
Aus dem Führen durch Kontrolle und Delegieren wird Dienen, im Sinne von Ermächtigen der Mitarbeiter (Enable and Empower). Die Grundlage agilen Arbeitens bilden gemeinsame Werte. Dazu gehört das Commitment jedes Einzelnen, mit dem vollem Fokus an der Zielerreichung mitzuarbeiten und dabei die Offenheit und den Mut zu haben, jederzeit Hilfe anzufordern, konstruktiv Feedback zu geben und anzunehmen.
Ideal für den strategischen Einkauf
Der operative Einkauf wird zunehmend automatisiert. Eine agile Organisation für das Abarbeiten von Transaktionen bietet keinen Nutzen. Die neuen Rollen im Einkauf Systeme zu betreiben und in Zusammenarbeit mit den eigenen Kunden (den Stakeholdern des Einkaufs) laufend zu optimieren, Trends zu erkennen, Strategien abzuleiten, Innovationen voranzutreiben und dabei die kaufmännischen Grundlagen (Verträge) zu schaffen, eignen sich hingegen hervorragend für agile Methoden. Der Einkauf kann mit seinen Stakeholdern zu bestimmten Themen ein SCRUM Team bilden, die Themen in Sprints abarbeiten und dann wieder auseinander gehen. Diese Herangehensweise eignet sich für:
- Sourcing Events,
- Projekteinkauf,
- Initiativen des Lieferantenmanagements,
- um Category Strategien zu formulieren und in Sprints abzuarbeiten.
Der Einkauf und sein Umfeld müssen hierzu allerdings befähigt werden. Das geht über Trainings, über die Gewinnung von Mitarbeitern mit Erfahrung im agilen Arbeiten oder das Einbeziehen von Beratern wie amc (alle amc Berater haben eine Ausbildung zum SCRUM Master). Last but not least muss die Führungsebene umdenken: Kontrolle abgeben, Freiheit zulassen und den eigenen Mitarbeitern vertrauen – auch das will gelernt sein.
Agile Werte schaffen Voraussetzung für den starken zukunftsfähigen Einkauf, der mit seiner Schlüsselposition den Knotenpunkt eines wertschaffenden Systems bilden kann, wenn der Einkauf die Verantwortung übernehmen will.