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Taktischer Einkauf I: Digitale Ausschreibung, Verhandlung, Verträge - Transparent und schnell sourcen

Mit den richtigen Tools werden Ausschreibung, Verhandlung und Vertragsmanagement effizient und transparent. Die damit verbundene Standardisierung des taktischen Einkaufs hilft auch der Compliance.

Spezifikation, Ausschreibung, Verhandlung und Vertragsgestaltung gehören zu den Kernkompetenzen des Einkaufs und erzeugen im Alltag oft noch viel Aufwand. Mit den richtigen Tools lassen sich diese taktischen Aufgaben deutlich effizienter und transparenter erledigen. Die Standardisierung hilft auch der Compliance.

Die taktischen Features in eProcurement-Lösungen werden noch sehr eingeschränkt genutzt. Auch Plattformen zur abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit kommen in der Praxis aktuell eher selten zum Einsatz. Dabei hängt die Güte einer Ausschreibung in hohem Maß an der Spezifikation des Bedarfs. Oft erhält der Einkauf aber nur ungenaue Beschreibungen, auf die ein Hin und Her per Telefon und Mail mit der Fachseite folgt, bis die Spezifikation den Anforderungen genügt.

Nie mehr unvollständige Spezifikationen

eLösungen führen Bedarfsträger von Anfang an so durch die Spezifikation, dass alle relevanten Kriterien präzise beschrieben werden. Typische Anforderungen werden strukturiert abgefragt, notwendige Anhänge wie Zeichnungen direkt hochgeladen. Die warengruppenspezifischen Formulare lassen sich in vielen Systemen individuell anpassen.

Ausschreibungen automatisieren

Die später Ausschreibung sollte für Lieferanten über verschiedene Kanäle zugänglich sein. Wichtig für die Bewertung der Angebote sind hinterlegte, mehrdimensionale Evaluierungsmatrizen. Einzelne Dimensionen sollten nach interner Relevanz gewichtet und von verschiedenen Usern bewertet werden können.  Die Auswertung nach quantitativen Kriterien lässt sich dann einfach automatisieren. Unter Berücksichtigung der zuvor gewichteten Entscheidungskriterien geben die Lösungen dann eine Vergabeempfehlung ab.

Neben klassischen Ausschreibungen bieten eLösungen die Möglichkeit von eAuctuions. Je nach Bedarf eigenen sich jeweils andere Auktionsarten, deshalb sollte die eLösung möglichst viele Auktionstypen anbieten.

Compliance per System

Ein wesentlicher Mehrwert von eLösungen im taktischen Einkauf ist der transparente Vergabeprozess. Die digitale Dokumentation ermöglicht alle Entscheidungen rückwirkend nachzuvollziehen. Das bedeutet, sämtliche Aktivitäten, jegliche interne und externe Kommunikation, alle Kommentare, Fragen und Antworten, lassen sich rekonstruieren.

Verträge erstellen und managen

Taktische eLösungen vereinfachen auch die Vertragserstellung und das Vertragsmanagement. Als Basis dienen Vorlagen mit Standard-Klauseln. User unterschiedlicher Parteien können einzelne Vertragssätze bearbeiten, kommentieren und abändern. Versionenkontrollen erlauben Änderungen rückwirkend nachzuvollziehen. Die Freigabe und Unterzeichnung läuft über einen Genehmigungsworkflow. Elektronische Signaturen erfordern je nach Land unterschiedliche Sicherheitsmerkmale. Achten Sie deshalb darauf, dass die für Sie relevanten rechtlichen Anforderungen durch das System eingehalten werden.

Auch der Vertragslebenszyklus lässt sich über diverse Monitoring- und Benachrichtigungsfunktionen verfolgen. Werden die operativen Bestelldaten eingespielt, können Sie über die eLösung den Erfüllungsgrad der Verträge überwachen.

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