Neue Mitarbeiter sollen sich schnell in ihrem Job zurechtfinden. Dafür müssen sie gut in bestehende Prozesse und Strukturen eingebunden werden. Oft wird es jedoch versäumt, Wissen und Erfahrungswerte lückenlos und systematisch weiterzugeben. Zudem bleibt für die Einarbeitung neuer Kollegen immer weniger Zeit. Meist werden in Unkenntnis die falschen (oder kaum) Fragen gestellt. Wichtige Informationen kommen erst gar nicht an. Auch das unsystematische Zuschütten mit Informationen hilft nicht weiter.
Wenn die Aufgaben sich verändern
Ähnlich ergeht es erfahrenen Kollegen, die von organisatorischen Veränderungen betroffen sind. Auch hier kommt das Gefühl „plötzlich neu in der eigenen Abteilung“ auf. Für erfolgreiche Change-Prozesse ist deshalb auch für die „alten Hasen“ ein systematischer Wissenstransfer und eine aktive Einbindung in die neue Umgebung zentral.
Wer klärt die wichtigsten Fragen?
Neue Mitarbeiter an ihren ersten Tagen im Unternehmen und langjährige Mitarbeiter nach größeren Umstrukturierungen müssen eine Menge Anpassungsarbeit leisten:
- Wie ist die (neue) Unternehmenskultur? (Inwiefern wird sich diese verändern?)
- Welche (neuen) Ziele verfolgt das Unternehmen?
- Welche (neuen) Ziele verfolgt die Abteilung, in der ich (jetzt) eingesetzt bin?
- Welche (neuen) persönlichen Ziele sind mit dem Vorgesetzten vereinbart?
- Wie kann ich das Unternehmen angemessen repräsentieren? (Corporate Identity)
- Wen kann ich (jetzt) für welche Themen ansprechen?
- Welche (neuen) Systeme muss ich für welche Aufgaben verwenden?
- Welche (aktuellen) Richtlinien muss ich einhalten, wobei darf ich frei entscheiden?
- Welche ungeschriebenen Gesetze gibt es (gelten weiterhin)?
Unsicherheit ist kontraproduktiv
Das sind eine Menge Fragen, auf die Mitarbeiter schnell die passende Antwort brauchen, um sicher agieren, sich wohlfühlen und ihre Leistung abliefern zu können. Bleibt der Handlungsrahmen unklar, reagieren Menschen meist in zwei Richtungen. Die eine Richtung ist Rückzug: Lieber weniger, als etwas falsch zu machen. Andere agieren genau umgekehrt: Wenn mich keiner bremst, dann mache ich schon alles richtig. Beide Varianten sind selten im Sinne des Unternehmens bzw. der Führungsebene.
Leitlinien formulieren und vermitteln
Die Abteilungsleitung hat in der Regel klare Vorstellungen davon, wie Mitarbeiter agieren und welche Rahmenbedingungen eingehalten werden sollen. Zudem gibt es in jedem Unternehmen zahlreiche ungeschriebene Gesetze. Dieses implizite Wissen wird jedoch selten aktiv vermittelt. In Einzelgesprächen wird über die persönliche Zielsetzung gesprochen. Was fehlt sind die größeren Leitplanken bzw. Leitlinien, die Mitarbeiter zur Orientierung genauso brauchen. Sie geben die Richtung vor, klären die Zielsetzung sowie Rahmen und Umfang des Handlungsfeldes.
Kommt das Wissen wirklich an?
Je fachspezifischer die Anforderungen, desto schwerer fällt es manchem, sich in neue Mitarbeiter oder auch in Kollegen hineinzuversetzen, die von einer Neuerung erfahren und plötzlich alles anders machen sollen.
In vielen Kundenprojekten hat die amc Group bereits dazu beigetragen, diese so wichtigen Leitlinien zu formulieren. Der Blick von außen hilft zu erkennen, welche Themen so selbstverständlich sind, dass sie nie erwähnt werden. Die schriftliche Formulierung ist häufig mit einem „Ah-ha“ Effekt verbunden, da auch langjährige Mitarbeiter sich auf eine Zielsetzung verständigen müssen.
Ziele gemeinsam formulieren
Eine Zielformulierung im stillen Kämmerlein, an die sich später alle halten sollen, ist alte Schule. Moderne, agile Teams möchten ihre Verantwortung wahrnehmen und ihr Arbeitsumfeld mitgestalten. Durch den aktuellen Arbeitsmarkt müssen Unternehmen sich attraktiv aufstellen und die Modernisierung der Organisationsformen mitgehen. Besonders junge Mitarbeiter fordern viel Kommunikation ein.
Der 360° Check der amc Group berücksichtigt neben den Führungskräften auch Mitarbeiter und Stakeholder und ihre Ansicht auf die aktuelle Situation. Der ganzheitliche Ansatz hilft Kommunikationslücken aufzudecken.
Wo stehen die Mitarbeiter? Welchen Input brauchen Sie?
Unsere Change-Projekte werden eng durch ein Kommunikationskonzept begleitet, das von allen getragen werden muss. Im Rahmen von Workshops binden wir die Mitarbeiter immer wieder im Projektverlauf ein, so dass sie den Veränderungsprozess aktiv erleben und gestalten. Soll ein Team neuen Zielen folgen, neue Richtlinien einhalten, in neuen Strukturen und Prozessen und mit neuen Tools arbeiten, ist es wichtig, die Mitarbeiter dort abzuholen, wo sie stehen. Sehr gut funktioniert das über Trainingspläne, die eine sukzessive Mitarbeiterentwicklung ermöglichen und gleichzeitig an den Projektzielen festhalten. Die Basis für all dies ist eine offene Kommunikations- und Fehlerkultur. Dann sind neue wie alte Mitarbeiter bereit ihre Komfortzone zu verlassen und den Anforderungen gerecht zu werden.