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Operativer Einkauf I: So finden Sie das richtige System

eLösungen für den operativen Einkauf automatisieren Bestellungen von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung entlasten den Einkauf von Routineaufgaben. Wichtig ist ein effektives, userfreundliches System.

Im operativen Einkauf ist der Stand der Digitalisierung sehr heterogen. Während der direkte Einkauf und der Einkauf von bestandsgeführten Materialien in vielen Industrieunternehmen via EDI oder webEDI bereits stark automatisiert ist, kämpft der operative Einkauf indirekter Güter und Dienstleistungen noch mit Effizienzblockern.

Doch können gerade auch im indirekten Einkauf praktisch alle Geschäftsvorfälle elektronisch unterstützt, teil- bzw. vollautomatisiert oder sogar voll autonomisiert ablaufen. Klassischerweise spricht man vom Requisition-to-Pay Prozess (R2P), also von der Bedarfsentstehung bis zur Zahlung und damit von folgenden Prozess-Schritten:

  • Bedarfsanforderung
  • Bestellung
  • Freigaben
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferavis
  • Wareneingang bzw. Leistungserbringung
  • Rechnungsprüfung
  • Zahlung

Das zentrale Element jeder elektronischen Bestellung ist ein leistungsfähiger Katalog, über den die Bedarfsträger die benötigten Artikel schnell suchen, erfolgreich finden und einfach bestellen können. Ob es sich um einen internen oder externen Katalog handelt, ist weniger relevant als eine intuitive, effektive Katalogsoftware.

Diese Katalog-Eigenschaften sind wichtig:

  • intuitive Nutzerführung gemäß dem Einkaufverhalten
  • elegante Auswahl von Varianten (z.B. Größen und Farben)
  • der Vorschlag weiterer ergänzender Artikel, die ggf. notwendig sind
  • die Eingabe individueller Daten z.B. für die Bestellung einer Visitenkarte
  • wortsensitive Vorschlagslisten bei der Suche
  • One-Click-Order alter Bestellungen
  • Favoritenspeicher

Speziell die letzten beiden Funktionen sind ein absolutes „must-have“, damit die Besteller das System durchgängig nutzen. Dienstleistungs-Anforderungen werden als geführte Freitext-Formulare (sogenannte Smartforms) mit der Katalogware in einem Warenkorb zusammengeführt. Achten Sie auch auf weitere, heute übliche Shopping-Cart-Funktionen, zum Beispiel, dass Mengen und  Varianten im Warenkorb flexibel geändert werden können.

Entscheidend für die Effektivität des Systems sind jedoch die Suchfunktionen. Zur Eingrenzung umfangreicher Suchergebnisse dienen dynamische Filter, Kategoriebäume und Taggingfunktionen, die besonders den katalogübergreifenden Suchprozess vereinfachen.

Die Bedarfsanforderung (= Warenkorb) wird dann einem mehrstufigen Freigabeworkflow zugeführt, für den dynamische Regeln hinterlegt sind. Die nach Vorgaben der digitalen Signatur verbindliche Freigabe löst eine elektronische Bestellung bei den Lieferanten aus. Auch die Auftragsbestätigung verarbeiten die Systeme automatisch. Bestellabweichungen erhält der zuständige Einkäufer. Für seine Entscheidung spricht die Lösung im Idealfall eine Empfehlung aus.  Denkbar ist auch ein automatisierter Wareneingang, an dessen Anschluss der Lieferant aus dem System heraus eine Rechnung erzeugen kann (sogenannter PO-Flip), so dass Rechnung und Bestellung immer übereinstimmen.

Ähnlich hilfreich  ist die Möglichkeit, alle Formate und Wege eingehender Rechnungen automatisch zu verarbeiten, gegenüber Bestellung und Wareneingang auf Basis einer hinterlegten Logik zu prüfen und den Prozess so bis zur Zahlung vollständig zu automatisieren. Nur bei definierten Abweichungen wird ein Workflow gestartet, in den Einkauf oder Buchhaltung dann noch manuell eingreifen.

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